云之家“时间助手”评测 轻量化的办公协作工具
摘要： 今年6月，云之家上线了时间助手轻应用，以解决团队任务协作、自我时间管理中遇到的问题。我们来看看时间助手具体有哪些功能来帮助用户实现价值。
今年6月，云之家上线了时间助手轻应用，以解决团队任务协作、自我时间管理中遇到的问题。我们来看看时间助手具体有哪些功能来帮助用户实现价值。
云之家时间助手定位是轻量化的协作工具，功能围绕协作发起、进度跟进和内容沉淀的核心闭环，相较于同类型产品更为聚焦。
// 布局 //
（工作台卡片）
云之家时间助手属于轻应用，以卡片的形式固定在工作台首屏，能很直接地触达用户，打开云之家就能看见今日待完成的日程。
// 发起协作 //
新建日程/会议：
（卡片发起）
（新建日程/会议）
关键信息（日程内容和附件图片、起讫时间、新建会议还设会议地点）、协作/参会人员、重复以及提醒。
在创建日程/会议的时候，可以不选择协作人/参会人，也就是说用户既可以发起协作的日程，也可以为自己建立私人的日程。而会议单人发起的场景是很少见的，但在此处不做人数要求也无伤大雅，毕竟发起人在后续的一定时间内还可以修改会议（日程也同样可以）。
（长按消息转日程—转日程步骤—转日程后详情）
除了在时间助手卡片和轻应用内新建，还可以在消息聊天中将消息转换为日程，转换过去的日程会将消息文字录入详情，且将该消息引用。这简化了从会话组中看到消息并切换到时间助手创建日程的步骤，是比较便利的小功能。
新建记事：
（新建记事）
记事就是针对个人使用场景而存在的了，它和备忘录比较类似。语音输入功能是和讯飞合作的，准确率很高，记录简短的内容时，能够更快完成。这个功能目前仅仅只是记录，如果能向日程或会议转换，那么使用场景就从原来的记了就完事儿，变成记录并落实事项，才算体现了自我时间管理的价值。
// 触达、反馈 //
对于协作的日程/会议，协作人是否有效知悉新的日程/会议，发起人是否清楚所有成员的参与情况，都决定着这次协作是否高效。
对于协作人：
1、新日程提醒：
（图1 系统头部下拉 图2 待办通知时间助手
APP头部活动窗（图1）提醒属于全APP级的提醒，即使用户在会话组中发消息，也会收到推送，而这条推送不做处理将一直停留在顶部，是一个十分强的提醒。
除了这一条强提醒，在待办消息、工作台的时间助手卡片也会对这条新建日程做出提醒，若用户未进入云之家APP，在系统层面也能收到提醒。
这一连串的提醒，使得用户很难忽略掉一条新的日程，很有效地传达了信息。
（图1 日程详情 图2 设置提醒时间）
另外，协作人还可以对提醒时间进行设置，是个十分人性化的细节。
2、态度反馈：
（图1 系统头部下拉窗 图2 日程详情 图3 日程详情未响应退出提醒）
（卡片未响应标签）
对于协作日程，头部活动窗仅提供“查看详情”和“接受”，没有忽略的选项；在详情页中，只有“接受”或“不接受”两种选择，若不做选择便退出，会出现提醒，且在卡片中，会强调显示“未响应”的状态。
作为发起人，是希望协作人做出“接受”或“不接受”的回应的，时间助手对此做了引导，有利于发起人回收参与情况，效率大大提高。
（受委托人看到的会议详情）
而会议也与此类似，但除了“参加”和“不参加”，还多了“委托”选项。这意味着，当协作人有事无法参加会议，可让另一人代替参会。与此同时，被委托者也会收到时间助手公众号的推送提醒（如下图），可见时间助手对参会场景的考虑十分周全。
对于发起人：
1、统计参与情况：
（时间助手公众号 他人参加/不参加提醒）
协作人接受或不接受、参加或不参加，这些回应会通过公众号推送到发起人，发起人能够实时查看全员的参与情况。在发起日程后，公众号就会陆续推来大家的回应，就像朋友圈收到评论一样，内心还有一阵小小满足。
（图1 日程协作人详情 图2 会议与会人详情）
从日程/会议详情中，可以看到参与情况，分为未响应、接受/参加、不接受/不参加。除了是否参加之外，未响应还区分了已读和未读，这能够帮助发起人判断消息是否都成功送达。
（图1 一键提醒选项 图2 短信提醒）
对于未响应的协作人，无论是否已读，发起人可以通过“一键提醒未响应成员”，对他们进行“短信提醒”或“电话提醒”（如下图），这次的提醒通过短信和电话，确保了未进入云之家APP的协作人也能知道这条协作。
2、群聊沟通：
发起人可以建消息群，与所有协作人（包括未响应的人）通过消息沟通，确保通知到位或补充详情细节，这也是时间助手与IM消息对接的便利点之一。
// 事项跟进 //
进度更新：
（日程详情完成按钮）
日程：在日程开始之后，所有该日程的参与者便能够进行完成操作，来表示自己的任务已经搞定，此时本日程也从未完成的状态变为已完成；若是发起人完成了该日程，则将被视为所有人都完成了日程，所有人的日程都会变为已完成状态。若协作人没有完成协作，还会收到推送提醒，系统也会引导他们更新项目进度，尽量确保每条协作都有落实，帮助发起人了解完成情况。
会议：与日程不同，会议到了结束时间就结束了，没有表示完成的操作。这很好理解，参会人实实在在地经历了开会这个真实行为，当他们散会了，会议自然就结束了，无需在APP上多一个完成的操作。
状态变更提醒：
日程/会议修改；日程/会议开始；日程/会议完成。
1、日程/会议修改：
发起人对日程/会议进行修改（包含删除），所有相关的协作人（不参与者除外）会在公众号收到提醒，且只在公众号收到提醒。因为是再编辑，所以不会像发起日程时大张旗鼓的多渠道通知一遍，对于已读过日程/会议发起通知的用户，既不会造成过多的干扰，又能有效传达信息。
2、日程/会议开始：
（时间助手公众号 修改/开始/完成提醒）
根据发起人设置的提醒时间，云之家会通过APP头部活动窗以及公众号推送，与发起时类似，不进行操作的话，推送窗会一直停留在顶部，是一个很强的提醒组合。
3、日程/会议完成：
（时间助手公众号 修改/开始/完成提醒）
在发起人视角，协作人完成了日程，将会在公众号收到提示；在协作人视角，发起人完成了整个日程时会接受到提示。
各阶段的状态：
我们来看看每个阶段的状态是否清晰明了。日程/会议发起后，会出现的状态类型如下：不参与；未开始；进行中；已完成/结束；已逾期。
1、不参与：
若不接受日程，该日程将从用户的日程列表中移除，不再显示
（图1 卡片日程列表 会议灰显 图2 轻应用 日历视图 会议灰显 图3 会议详情 不参加）
若不参与会议，在卡片和列表中该会议呈灰色状态显示，这样用户不会被无需关注的会议分散注意，只用去注意待参加的会议即可。
在详情页中，“不参加”状态会覆盖掉提醒时间设置的入口，有效利用了空间。
2、未开始、进行中：
（图1 卡片日程列表 图2 轻应用日历视图）
在卡片和列表中，未开始与进行中两者的形式也未作区分，笔者认为这是没有太大问题的，当日程或会议即将开始，都有很强提醒让用户感知，在这个列表中，用户只要知道这是一条未完成的日程或未结束的会议就够了，无需再细分一个状态增加记忆成本。
3、已完成/结束：
从卡片和列表看，日程或会议在完成或结束时，都呈灰色状态显示，和未完成的事项有了很明显的区分。
从详情看，日程完成时，除了注重状态的强调，还在视觉设计上考虑到了完成任务的仪式感，是一个不错的细节。
4、已逾期：
如果日程到了结束时间，仍未进行完成操作，则状态为已逾期。
在卡片上，已逾期的状态不会展示，在列表和详情中的展现形式如图。值得注意的是，逾期的日程会置顶排列，很有效地督促用户去完成该日程。
各状态在卡片、列表和详情的展示与否以及效果：
// 内容沉淀 //
（图1 日程详情 反馈区 图2 会议详情 会议纪要按钮 图3 会议详情 会议纪要内容）
日程和会议都包含反馈区，记录日程/会议的整个生命周期中产生的讨论；发起人能够填写会议纪要，发布纪要后，所有的参会人便能够在详情中查看，但纪要更新的时候不会有推送提醒。
比起在群组讨论，时间助手的反馈以及会议纪要，不会被大量的新消息淹没，当用户需要查看某次日程或会议的结果或是重要决定时，能快速找到它们进行回顾。
// 总结 //
云之家时间助手四个主要的功能节点进行总结：
发起：
内容纯粹，快速发起协作；记事功能较为尴尬，脱离了时间助手的闭环。
触达：
提醒强烈且到位，强引导协作人响应，便于统计参与情况，是时间助手突出的优点。
跟进：
适时引导用户对任务状态进行更新，督促任务完成，也是时间助手的亮点之一。
沉淀：
除了会议纪要更新提示不到位，没太大的问题。
总的来说，云之家时间助手能够解决很多协作场景的痛点：从消息触达这个环节来看，比起传统协作的IM沟通，通知渠道更丰富，统计效率更高，就节省了用户建立协作关系的时间；而进度跟进时，会阶段性地提醒日程状态，循序渐进地增加日程截止的紧迫感，潜移默化地培养了用户每日结算日程的习惯，确保没有事项遗漏。
当然，类似云之家时间助手这样的工具是不能真正代替协作的全过程的，任务的说明与分配、结果落实与检验，都需要同事间实实在在地沟通。把发起、通知、统计等机械的工作交给工具，将时间留给沟通、推动结果，这就是“时间助手”的价值。
